Transformando a conciliação contábil em um processo diário com automação
Como transformar um processo manual, concentrado e suscetível a erros em uma rotina mais ágil, segura e previsível?
Este case conta a história de como utilizamos pesquisa, Service Design, análise de dados e automação para redesenhar o processo de conciliação contábil, reduzindo o esforço operacional em 85% e viabilizando a sua execução diária e ágil.
O Problema
A conciliação contábil é fundamental para garantir a integridade das informações financeiras e dar segurança para decisões relacionadas a despesas, investimentos e fluxo de caixa.
No cenário inicial, porém, o processo não era realizado diariamente. A conciliação acontecia a cada 2 ou 3 dias e concentrava um alto volume de trabalho em um curto período, exigindo análises manuais e aumentando o risco de erros, pendências e atrasos.
Além do impacto operacional, a não identificação ou correção de determinados movimentos financeiros poderia gerar apontamentos em possíveis auditorias.
O desafio, portanto, não era apenas automatizar uma tarefa, mas repensar o processo para que a conciliação pudesse acontecer de forma mais frequente, precisa e sustentável.
O processo atual
O fluxo da operação envolvia:
Execução das rotinas de compensação → geração do extrato atualizado → análise manual → identificação de erros, críticas e classificações incorretas → correções → compensação.
A análise era realizada manualmente e demandava aproximadamente 80 minutos para a conciliação total das contas definidas no escopo.
Além do tempo dedicado à atividade, o processo dependia de análises repetitivas e da atuação concentrada dos analistas.
Ações
Etapa 1 — Entendendo o processo e suas dores
Antes de pensar na automação do processo, precisávamos entender como a conciliação realmente acontecia na prática. Sendo assim, realizamos entrevistas com profissionais da operação para mapear:
-
etapas e atividades realizadas;
-
decisões tomadas ao longo do processo;
-
regras de negócio;
-
principais dores e gargalos;
-
situações de exceção;
-
atividades manuais e repetitivas;
-
informações necessárias para a tomada de decisão;
-
oportunidades de redução de esforço.
-
Tempo operacionaldedicado para cada etapa do processo
A partir das entrevistas, estruturamos o fluxo do processo e identificamos quais atividades poderiam ser automatizadas sem retirar do analista as decisões que exigiam validação humana.
Etapa 2 — Definindo o escopo
Escolhemos um escopo de contas com fato gerador interno, considerando as características do processo em que há um cenário mais consistente, com menor interferência de fatores externos.
A estratégia permitia começar por um processo mais controlado, validar o modelo de automação e, posteriormente, ampliar a solução para outros cenários.
Etapa 3 — Desenhando a nova jornada
Com o processo atual mapeado, desenhamos uma nova espinha dorsal de conciliação, redistribuindo as atividades entre analista e automação.
O objetivo não era substituir a atuação do analista, mas retirar do seu fluxo as etapas manuais e repetitivas, mantendo a validação humana nos pontos em que ela agregava maior valor.
O novo processo passou a funcionar da seguinte forma:
Analista exporta os dados diariamente → automação prepara e trata os dados → realiza análise e comparação dos registros → identifica inconsistências e classificações incorretas → consolida os resultados → analista valida o output → automação gera o arquivo final → analista realiza o input no sistema → conciliação concluída.
Etapa 4 — Estruturando a atuação dos agentes
A automação desenvolvida passou a assumir atividades como:
-
limpeza e padronização dos dados;
-
preparação das bases;
-
comparação entre registros;
-
identificação de erros e inconsistências;
-
tratamento de classificações;
-
análise simultânea de múltiplos movimentos;
-
consolidação das informações;
-
geração dos resultados em formato adequado para o analista;
-
preparação do arquivo para importação no sistema financeiro.
Além disso, a solução foi estruturada para permitir a evolução das metodologias de análise e a criação de categorias mais granulares para interpretação dos movimentos financeiros.
Etapa 5 — Definindo métricas de sucesso
Para avaliar se a automação realmente melhorava o processo, utilizamos os dados do cenário atual como baseline e acompanhamos indicadores relacionados a:
Tempo de execução · esforço do analista · capacidade de processamento · frequência da conciliação · qualidade e consistência dos dados.
Isso permitiu comparar não apenas a velocidade da nova solução, mas também sua capacidade de transformar a própria dinâmica do processo.
Resultados
A principal mudança foi transformar um processo que acontecia a cada 2 ou 3 dias em uma rotina que pode ser realizada diariamente, com uma redução significativa do esforço manual.
81% de redução no esforço operacional
O tempo necessário para o analista realizar a conciliação passou de aproximadamente 80 minutos para 15 minutos.
Até 4 minutos para análises simultâneas
A automação possibilitou a análise simultânea de múltiplas contas em até 4 minutos, aumentando a capacidade operacional sem exigir o mesmo esforço manual.
Mais do que automatizar uma etapa operacional, o projeto redesenhou a forma como a conciliação acontece.
A automação passou a atuar como facilitadora do trabalho do analista, combinando velocidade, escala e consistência com validação humana, e transformando a conciliação em um processo mais ágil e confiável para apoiar as decisões financeiras e estratégicas do negócio.